O budování moderního úřadu s tajemnicí Ivou Dvořáčkovou

Jste historicky první ženou, která byla jmenována tajemnicí na Městském úřadě v Tišnově. Co to pro Vás znamená?

Nemám ráda otřepané fráze, ale musím konstatovat, že pozice tajemnice je pro mne velká životní výzva. Být tajemnicí nebyl můj životní sen, ale když už mi osud tyto karty rozdal, jsem mu za to vděčná a chci být dobrou tajemnicí a udělám vše pro to, abych úřad vedla tím správným směrem. V mých očích to znamená budovat úřad postavený na nových technologiích, na rychlejší a otevřené komunikaci s občany, na zefektivnění některých pracovních procesů a rovněž na novém pojetí řízení lidských zdrojů.

Tato pozice pro mne znamená bezprostřední možnost podílet se na správě a rozvoji našeho města a úzce spolupracovat s jeho vedením. A nejen to, musím být i každodenním dobrým partnerem, oporou a pokud možno rádcem, nejen pro vedoucí jednotlivých odborů, ale pro všechny zaměstnance, kteří to v danou chvíli potřebují a přijdou za mnou pro pomoc či povzbuzení nebo pro nějaký ten úkol. V pozici tajemnice nemohu ale být vždy jen tou hodnou a vstřícnou, ale občas i tou důslednou a neústupnou. Toto vše skloubit je velmi těžké, jde o každodenní práci s lidmi, což mě hodně baví a naplňuje. A popravdě občas i trochu vyčerpává.

Prošla jste si úřad, jak se říká „od píky“, byly to dobré zkušenosti?

Ano, musím říct, že to byly zkušenosti k nezaplacení. Na pozici tajemnice jsem od listopadu 2013. Na Městském úřadě v Tišnově jsem začínala v roce 2003 jako referentka na Odboru kultury a školství, kam jsem byla delimitována ze zrušeného Okresního úřadu Brno-venkov. Od roku 2007 jsem pracovala jako personalistka v kanceláři tajemníka a od poloviny roku 2013 jsem byla na základě výběrového řízení jmenována vedoucí Odboru kancelář starosty a tajemníka. Mezitím jsem byla dvakrát pověřena vedením celého městského úřadu, kdy jsem dostala příležitost si tuto pozici „osahat“, takže jsem věděla, do čeho jdu, co mě čeká. V mém dosavadním profesním životě jsem měla štěstí i v tom, že jsem potkala hned několik dobrých „učitelů“, vedle kterých se mi podařilo „vyrůst“ a dlouholetou praxí na úřadě načerpat i potřebné znalosti a získat cenné zkušenosti.

Co se Vám na práci tajemnice nejvíce líbí a naopak nelíbí?

Jak jsem již řekla, mám ráda každodenní práci s lidmi, která mě naplňuje a neustále obohacuje. Mám okolo sebe lidi, kterým důvěřuji a snad i oni důvěřují mně. Právě důvěra, ale i spravedlnost, pracovitost a odbornost jsou vlastnosti, které jsou pro mne velmi důležité, kterých si cením u každého a které se i u sebe snažím stále posilovat a prohlubovat. Líbí se mi i to, že se každý den učím něčemu novému, mnoha novým věcem. Člověk v této pozici nezakrní, prostě nesmí být líný, musí na sobě denně pracovat, studovat, posouvat sebe i druhé. Naopak se mi nelíbí to, že pro množství úkolů a nejrůznějších problémů mám na lidi okolo sebe málo času, v poslední době mi to často říkají a to musím velmi rychle změnit, přehodnotit své priority.

Jaká je Vaše vize úřadu?

Vize nemůže být nikdy jenom moje, vize je záležitost mnoha lidí, kteří jsou s úřadem spjatí a kterým o něco jde. Jde o týmovou záležitost. Řekla bych, že naší společnou vizí je, aby tišnovský úřad byl ještě více moderní a obstál v porovnání s ostatními úřady nebo byl i lepší než ostatní. To bych si moc přála.

V loňském roce jsme společně s vedoucími odborů zpracovali strategický koncepční dokument pod názvem Koncepce rozvoje Městského úřadu Tišnov pro období 2015–2018. Vznikl dokument postupné přeměny a modernizace úřadu, který zachycuje a vymezuje hlavní směry a cíle jeho rozvoje opírající se právě o potřebu modernizace v souvislosti se současnými trendy. Vždyť právě veřejná správa musí jít ruku v ruce s dobou a zejména s množstvím informací, které směřují ven i dovnitř. Samozřejmostí musí být každodenní vstřícnost a zdvořilost veškerých úředníků a zaměstnanců.

Naší společnou vizí je tedy budovat moderní úřad, který je především profesionální, transparentní a otevřený, který neustrne ve vývoji, snaží se stále rozvíjet a zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb.

Můžete proces modernizace úřadu popsat na konkrétních příkladech?

V roce 2015 jsme pořídili a nainstalovali venkovní digitální úřední desku, zaručující nejvyšší komfort a otevřený přístup k občanům. Zprovoznili jsme novou mobilní a internetovou aplikaci nahlašování závad a připomínek týkajících se prostředí ve městě, tzv. „Lepší místo“. Zavedli jsme elektronickou evidenci doposud platných smluv. Máme nainstalován rekordní počet registračních pokladen, jako jediný úřad v České republice v počtu pětadvaceti kusů zaručujícím naprostý komfort směrem k občanovi. Od března dále zavádíme možnost uhradit veškeré platby na úřadě bezhotovostně, prostřednictvím tří platebních terminálů.

Zavedli jsme jednotný software v rámci úřadu a zakoupili úředníkům nové licence. Pro lepší orientaci občana na úřadě jsme opatřili stoly pracovníků vizitkami s jejich jmény, zmodernizovali jsme venkovní i vnitřní značení úřadu a zavedli operativnější informovanost o přítomnosti úředníka prostřednictvím samolepicích kapes na všech dveřích. Postupně realizujeme barevnou výmalbu vnitřních prostor úřadu z důvodu odlišení jednotlivých pater související s lepší orientací veřejnosti.

V letošním roce postupně zavádíme nový ekonomický software vyšší úrovně, napříč celým úřadem. Zakoupili jsme a nainstalovali elektronický hlasovací systém pro zastupitele města, vč. elektronického předávání materiálů pro jednání rady a zastupitelstva města. Zcela čerstvou záležitostí je elektronická kniha jízd, tzv. Car Control, pro osobní automobily v majetku města.

A nějaké novinky plánujete i v tomto roce?

V nejbližších měsících připravujeme zveřejňování smluv v hodnotě nad 50 tisíc Kč. Na nových webových stránkách města postupně zavádíme spotřebitelské poradenství a rovněž chystáme centralizaci veškerých elektronických tiskopisů. Uvažujeme o zavedení elektronických knih jízd i pro vozový park organizační složky Úklid a údržba města Tišnova. Svatebčané a rodiny nových občánků Tišnova a okolí snad ocení i tzv. „uvítací bránu“, kterou chceme instalovat vždy při těchto slavnostních životních příležitostech. A tímto naše modernizace určitě nekončí.

Chcete něco dodat na závěr?

Pokud bych mohla vyslovit jednu myšlenku na závěr, zněla by asi takto: Přála bych si, aby se občané setkali na úřadě při vyřizování svých záležitostí pouze se vstřícností, ochotou, rychlostí, odborností a snahou vyhovět. Svým kolegům úředníkům, ale i politickému vedení města bych ráda poděkovala za jejich dosavadní práci, kterou se snaží vykonávat dobře a na odborné výši. A nám všem přeji, abychom se na sebe vzájemně usmívali, protože s úsměvem jde všechno lépe.

Roman Skřepek
Autor fotografie: Roman Skřepek